Tijd voor de cliënt: alle begeleidingsuren geregistreerd

Cliënten hebben recht op goede zorg – ongeacht een krappe arbeidsmarkt of druk op de zorgtarieven. Dus bouwen we met ‘Kwintes klaar voor de toekomst’ aan een toekomstbestendige organisatie met vakkundige en tevreden medewerkers. In 2023 namen we de ambulante begeleiding onder de loep. Hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers alle geleverde zorg registreren?

Kwintes wil graag meer ruimte voor focus op goede zorg en een organisatie die staat als een (t)huis. De keuze voor onze nieuwe methodiek SRH, het versterken van onze lijnorganisatie en ons programma Standaard in Vakmanschap zijn daar direct het gevolg van. Ook het project ‘Tijd voor de cliënt’ draagt bij aan een toekomstbestendig Kwintes. We startten er in 2023 mee, omdat uit een organisatiescan bleek dat er op het ambulante vlak nog ruimte was voor ontwikkeling.

Alle zorg registreren

Het projectteam bestond uit consultants van adviesorganisatie P5COM en Kwintesmedewerkers. Zij gingen met de ambulante teams in gesprek. ‘Weinig zorgprofessionals lopen warm voor gesprekken over productiviteit’, vertelt Suzanne. ‘Zij kiezen voor de zorg omdat ze iets willen betekenen voor mensen. Wij hebben uitgelegd dat de registratie van werkzaamheden óók bijdraagt aan zorgkwaliteit.’

‘Goede registratie zorgt voor inzicht’, vult consultant Willemijn Kueter van P5COM aan. ‘En daarmee kun je als team en organisatie betere keuzes maken. Misschien kun je medewerkers beter ondersteunen, de caseload van teams aanpassen of werkzaamheden anders organiseren. Ook helpt inzicht bij de gesprekken met samenwerkingspartners en financiers.’

Knelpunten oplossen

Samen doen. Dat was de aanpak van het projectteam. In totaal begeleidden ze 42 ambulante teams, die minimaal 12 weken gecoacht werden. Hierdoor ontstond inzicht in de werkzaamheden. Daarnaast voerde het projectteam gesprekken met de teams over knelpunten in de urenregistratie. Suzanne: ‘Samen met de teams keken we hoe we voldoende tijd kunnen vrijmaken voor het verlenen van zorg. En hoe we deze zorg het beste kunnen registreren.’

Houvast geven

Een van de thema’s die in ieder team terugkwam, was het registreren van indirecte tijd. Hieronder valt bijvoorbeeld de afstemming met samenwerkingspartners of familie en naasten van de cliënt. Deze tijd werd vaak niet of niet volledig geregistreerd. Om erachter te komen waarom niet al die tijd werd geschreven, spraken de teams af elke dag uren te registreren. Het Handboek urenregistratie werd afgestoft en via een dashboard deelde het projectteam wekelijks de resultaten met de teams: kijk, dit levert het op. ‘Door dagelijks te registreren, kwamen knelpunten naar boven’, zegt Willemijn. ‘Een registratiesysteem gaat uit van uniformiteit, maar de zorg is dat niet. Daar wilden we samen met de teams een weg in vinden.’

Werkbare oplossing

Een van de knelpunten was het registeren van begeleiding via Whatsapp. ‘Sommige cliënten appen heel veel’, legt Suzanne uit. ‘Je kunt dan denken: het zijn maar twee minuutjes, die schrijf ik niet. Maar je levert wel zorg. Met de teams hebben we gekeken hoe we hiermee om wilden gaan. Samen constateerden we dat digitale zorg met, voor of over de cliënt erbij hoort als je goede zorg levert. En dat je die tijd daarom ook moet registreren.’

Het project zit erop, maar de aandacht voor productiviteit blijft. De mindset van de ambulante teams is veranderd, ziet Suzanne. ‘Eerder dachten mensen weleens: uit liefde voor de cliënt moet ik maar niet alles schrijven. Nu weten ze: registreren helpt juist om inzicht te krijgen in hoeveel zorg de cliënt nodig heeft en vraagt.’ Suzanne zorgt met de zorgmanagers dat productiviteit op de agenda blijft. ‘Maar als het aan mij ligt, ben ik straks overbodig.’